ทำงานออนไลน์อย่างไร วางใจได้ว่าไม่ผิด พรบ.ข้อมูล

การ Work from Home ที่ผ่านมา น่าจะทำให้หลายๆ คนได้สกิลใหม่ๆ มากมาย เพื่อเอาตัวรอดในการทำงานจากที่บ้าน จนมาถึงตอนนี้เชื่อว่าหลายคนทำงานออนไลน์กันได้อย่างคล่องแคล่ว คุ้นเคยมากขึ้นแล้ว เรียกได้ว่าการนำเครื่องมือดิจิทัลเข้ามาใช้ในการทำงานได้กลายเป็นเรื่องปกติใหม่ของชีวิต จนบางคนถือว่าเก่งขั้นเทพไปแล้ว ทำงานจากที่ไหน ก็เหมือนทำงานจากที่ออฟฟิศ เผลอๆฟิตกว่าอีก แถมยังลดเวลาการเดินทางในกรุงเทพ ลดทั้งพลังงาน ลดมลภาวะ ได้อีก

แต่คำว่า Work From Home ของเรา จะไม่เท่ากัน เพราะบางคน ทำงานแค่โทรวิดิโอคอล แล้วส่งงานกันไปมา ไม่ก็ใช้แค่อีเมล แต่เข้าถึงระบบสำคัญๆ ที่ทำอยู่ในออฟฟิศไม่ได้ ก็ต้องมาทำที่ทำงานอยู่ดี ทั้งๆ ที่บางบริษัทถึงขั้นออกนโยบายขานรับ Work From Home ให้ทำงานจากที่ไหนก็ได้ เข้าออฟฟิศแค่สัปดาห์ละน้อยครั้งหรือเป็นกะ เพื่อประหยัดทรัพยากรและเวลา โดยนอกจากจะมีนโยบายแล้ว ปัจจุบันยังมีเทคโนโลยีที่รองรับส่วนนี้ด้วย เพื่อทำให้เหมือนว่าเรานั่งทำงานอยู่หน้าคอมที่ทำงานเราจริงๆ เทคโนโลยีที่ว่าก็คือ Windows Virtual Desktop ที่วัตถุประสงค์คือการทำให้ผู้ทำงานสายตรงที่ถูกมอบหมายให้สามารถเข้าถึงข้อมูลสำคัญๆ ของบริษัท ใช้งานคอมที่มีคุณสมบัติเทียบเท่าในออฟฟิศ สามารถทำงานได้อย่างปลอดภัย ข้อมูลไม่รั่วไหล แถมยังปลอดภัยเพราะอยู่บนไมโครซอฟท์คลาวด์ โดยไม่ได้มีการนำคอมกลับบ้าน

แต่ก็มีอีกอย่างหนึ่งที่เราต้องไม่หลงลืมคือการมาถึงของ พรบ. ข้อมูลส่วนบุคคล เพราะเราทุกคนทำงานบนดิจิทัลกันทั้งนั้น ไม่ว่าจะจากบ้าน หรือจากร้านกาแฟ จากบ้านหรือที่ทำงานของลูกค้า หรือแม้แต่โรงเรียนลูก และยังอยู่บนหลากหลายดีไวซ์ เรียกได้ว่าทุกสถานที่ที่เราทำงานอยู่นั้น ต้องใช้ข้อมูลทั้งสิ้น และด้วยวิวัฒนาการของการทำงานครั้งนี้น่าจะเป็นที่ยอมรับกันแล้วว่า รูปแบบนี้ได้กลายเป็นวิถีใหม่ที่คงจะไม่กลับไปเหมือนเดิม ข้อดีคือการเอื้อให้คนเราทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและไม่ต้องยึดติดกับสถานที่ เป็นการทำงานแบบยืดหยุ่นเหมาะกับพลเมืองดิจิทัลในสมัยนี้ ซึ่งองค์กรต่างๆ นอกจากการเตรียมกลยุทธ์แล้ว ยังต้องเตรียมความพร้อมด้านเทคโนโลยีด้วย ถึงจะสามารถทำงานในโลกยุคใหม่ได้อย่างเต็มศักยภาพและสมบูรณ์แบบ เพราะเรื่องนี้เป็นสิ่งที่เราทุกคนจะได้ใช้ไปอีกเป็นระยะเวลายาวนาน ถือว่าเป็นพื้นฐานของการทำงานในโลกยุคใหม่ หรือ Modern Workplace อย่างแท้จริง เพื่อพร้อมขับเคลื่อนธุรกิจให้สอดรับกับทุกสถานการณ์

ซึ่งการเข้าถึงข้อมูลนับได้ว่าเป็นข้อได้เปรียบหนึ่งในการขับเคลื่อนธุรกิจและการทำงานทุกอย่างตั้งแต่ sale marketing จนไปถึงหลังบ้านอย่างทีมการเงิน ที่ต้องดำเนินต่อไป ให้เสมือนกับเวลาทำงานอยู่ที่ออฟฟิศ ทั้งนี้ระดับของการเข้าถึงข้อมูลของแต่ละคนแต่ละแผนกก็จะไม่เหมือนกัน ซึ่งไม่ว่าจะทำงานอยู่ที่ไหน ก็ต้องเข้าถึงข้อมูลที่จำเป็นได้ ซึ่งต้องสอดคล้องกับ พรบ ข้อมูลส่วนบุคคลที่กำลังจะเริ่มในเดือน มิถุนายนนี้ ที่ทุกคนจะสามารถเข้าถึงข้อมูลได้แบบถูกต้องตามกฎระเบียบและเข้าถึงข้อมูลได้อย่างปลอดภัย

การวางรากฐานเรื่องนี้จึงสำคัญอย่างยิ่งในยุคนี้ เพื่อในอนาคตเราจะได้คำนึงว่าต้องมองหาโซลูชันที่จะทำให้มั่นใจได้ว่าการจะยกออฟฟิศมาอยู่ที่บ้านและทำงานได้อย่างปลอดภัยนั้นควรทำอย่างไร

ทางไมโครซอฟท์เองก็ได้ออกแบบ Microsoft Windows Virtual Desktop ที่จะทำให้เราได้ทำงานเสมือนเรานั่งอยู่หน้าจอคอมที่ออฟฟิศ ทำงานเข้าระบบที่ต้องการได้อย่างปกติ ทั้งๆ ที่ใช้เครื่องคอมทำงานจากนอกออฟฟิศ ซึ่งถูกต้องและปลอดภัยในงบที่เข้าถึง ด้วยคลาวด์ของไมโครซอฟท์ ที่มาพร้อมมาตรฐานความปลอดภัยระดับโลก ปกป้องข้อมูลทางธุรกิจได้เป็นอย่างดี ป้องกันการโจรกรรมข้อมูลขั้นสูงด้วยระบบความปลอดภัยแบบ built-in จาก Microsoft Azure ที่ตรวจจับและยับยั้งการโจมตีด้วยความสามารถจาก AI และยังสามารถบริหารจัดการ profile ของแต่ละคน เลือกกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงทรัพยากรของบริษัทให้กับพนักงานแต่ละระดับ และที่สำคัญ ยังป้องกัน ไวรัส มัลแวร์ แรนซัมแวร์หรือมัลแวร์เรียกค่าไถ่ได้ดี หมดกังวลเรื่องข้อมูลรั่วไหลทางธุรกิจ ทั้งยังถูกต้องตามระเบียบข้อบังคับด้านสารสนเทศทั้งความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัวด้วย

ยกตัวอย่างหนึ่งเคสในต่างประเทศ กับ บริษัท ไบเออร์สด๊อรฟ (Beiersdorf) ที่เยอรมัน เมื่อเกิดโควิด 19 เมื่อต้นปี 2563 และทางการสั่งงดการออกนอกสถานที่ ในเวลานั้นพนักงานกว่า 25,000 คน จึงต้องทำงานจากที่บ้าน และจำเป็นต้องเข้าถึงข้อมูลของออฟฟิศจากที่บ้าน ซึ่งก่อนหน้านี้เมื่อพนักงานต้องทำงานนอกสถานที่ พนักงานเข้าถึงข้อมูลผ่าน VPN ฝ่ายไอทีต้องใช้เวลาในการดูแลระบบในสองส่วน คือ ฐานข้อมูลต่างๆ และเซิร์ฟเวอร์ที่ใช้กับข้อมูล ซึ่งทำให้สิ้นเปลืองเวลาและค่าใช้จ่ายค่อนข้างมากในการดูแลรักษา จนเมื่อมาใช้งาน Windows Virtual Desktop เมื่อเกิดโควิด ก็สามารถปรับเปลี่ยนให้พนักงานสามารถทำงานออนไลน์ได้ในระยะเวลาอันรวดเร็ว พนักงานสามารถเข้าถึงแอปพลิเคชัน ข้อมูลและระบบต่างๆ ได้ง่ายๆ ได้ทุกอุปกรณ์เพียงแค่มีอินเทอร์เน็ต เพราะทุกอย่างสามารถทำได้ผ่านคลาวด์ พนักงานก็มีความพึงพอใจเป็นอย่างมาก เพราะไม่ว่าจะทำงานที่ไหนก็ตาม เขาก็สามารถเห็นหน้าจอเดิมทุกครั้งเหมือนนั่งอยู่ในออฟฟิศ  Windows Virtual Desktop ยังช่วยไบเออร์สด๊อรฟประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายได้มากขึ้น เช่น ลดการซื้ออุปกรณ์หรือโปรแกรมใหม่ๆ สำหรับพนักงานที่ต้องทำงานนอกสถานที่ รวมทั้งยังลดค่าใช้จ่ายให้แผนกไอทีอีกด้วย ซึ่งทำให้ไบเออร์สด๊อรฟสามารถประหยัดค่าใช้จ่ายได้โดยประมาณได้ถึง 50% สำหรับฮาร์ดแวร์ ค่าไฟฟ้า และค่าบำรุงรักษา

อีกหน่อยการทำงานแบบไม่มีข้อมูลนั้น จะเป็นไปไม่ได้แล้ว การเข้าถึงข้อมูลแต่ละระดับชั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญอย่างยิ่ง ดังนั้นการทำงานในยุคนี้ จึงถึงเวลาแล้ว ที่ต้องหันมาใช้อุปกรณ์หรือตัวช่วยด้านเทคโนโลยีที่ปลอดภัย ทุกอย่างก็จะราบรื่นขึ้นและไม่สะดุด

ถ้าหากสนใจสามารถไปอ่านข้อมูล Microsoft Teams หรือจะดูวิธีการสาธิตการใช้ Windows Virtual Desktop ง่ายๆ ก็ได้